Продолжая затронутую в предыдущей статье тему конфликта интересов между различными подразделениями компании по логистическим параметрам, попробуем разобраться, как должно быть организовано взаимодействие службы логистики с другими отделами компании в целях минимизации или полного исключения конфликта интересов, а также повышения эффективности работы структуры в целом.
Сегодня существует понимание того, что логистика занимается управлением материальными, информационными и иными потоками для решения задач по физическому перемещению и хранению продукции с целью обеспечения необходимых материальных запасов для эффективного выполнения функций снабжения, производства, распределения и реализации.
Осуществление логистической деятельности тесно переплетается с другими видами деятельности в компании. Зачастую логистическая функция «растаскивается» по различным службам. Например, одно подразделение производственного предприятия занимается закупками материалов, другое — хранением запасов, третье — сбытом готовой продукции, включая доставку ее потребителям. При этом цели этих подразделений зачастую могут не совпадать с критериями рациональной организации совокупного материального потока, проходящего через предприятие. Как следствие — возникновение упомянутых ранее конфликтов интересов и снижение эффективности функционирования компании.
Вместе с тем ужесточение конкуренции на рынке заставляет пересмотреть устоявшиеся принципы функционирования компании и способы управления, которые начинают заметно тормозить динамику развития бизнеса. Появляется настоятельная необходимость снижения затрат и себестоимости продукции, повышения качества обслуживания потребителей, скорейшей реорганизации и реструктуризации компании с целью повышения эффективности бизнеса.
Одним из вариантов решения этих задач является перестройка бизнеса на основе логистического подхода к функциональному планированию и управлению компанией, который предполагает создание специальной логистической службы, управляющей материальным потоком от заключения договора с поставщиками и до предоставления товара или услуг потребителям. Фактически речь идет о формировании бизнес-концепции, базирующейся на вовлечении отдельных взаимозависимых структурных элементов в единый бизнес-процесс с целью оптимизации использования ресурсов компании. Логистика позволяет рассматривать материальные, финансовые и информационные потоки как комплекс взаимосвязанных процессов, объединенных общей целью и влияющих каждый по–своему на организационно-экономическую устойчивость компании на рынке.
По данным Европейской логистической ассоциации за 2009 год, применение логистических разработок позволяет сократить сроки производства товаров на 25%, снизить себестоимость производства продукции на 30%, сократить объемы материально-технических запасов на 30–70%.
Наиболее полно реализовать целевые установки компании поможет так называемое правило 7R:
- 1R (the right product) — нужный товар;
- 2R (the right quality) — необходимого качества;
- 3R (in the right quantity) — в необходимом количестве;
- 4R (at the right time) — в нужное время;
- 5R (at the right place) — в нужное место;
- 6R (for the right customer) — нужному потребителю;
- 7R (at the right cost) — с требуемым уровнем затрат.
Другими словами, это правило трактуется следующим образом: «конкретный потребитель должен получить необходимые по качеству и количеству товары, в нужное время, в нужном месте, при заданном уровне общих затрат». Правило 7R дает представление о том, с какими подразделениями компании и по каким основным вопросам должна взаимодействовать служба логистики.
Взаимодействие логистики с маркетингом и продажами
Ни для кого не секрет, что основным подразделением любой компании является подразделение маркетинга и продаж. «Нет продаж — нет бизнеса» — это аксиома и девиз, который направляет и организует деятельность всех подразделений компании.
Маркетинг, по Трауту, — «это придумывание того, как продать товар или услугу с прибылью для себя». Это система управления, позволяющая приспосабливать производство и сбыт к требованиям рынка, отслеживать и определять возникший спрос, то есть отвечать на вопросы: какой товар нужен, где, когда, в каком количестве и какого качества. Маркетинг нацелен на исследование рынка, продвижение товара, оказание психологического воздействие на покупателя и обеспечение конкурентоспособности компании.
В процессе взаимодействия подразделение маркетинга и продаж предоставляет службе логистики информацию о номенклатуре, объемах и сроках закупки товаров, объемах и сроках товаров потребителям, а также о максимально допустимом уровне общих затрат. Задачей логистического подразделение является обеспечение заданного маркетингом движения товара с минимальными затратами.
Второй, не менее значимой задачей взаимодействия логистики и маркетинга является создание минимально возможного, с учетом потребительского спроса и возможности пополнения, уровня складских запасов. Эта задача решается на основе итерационных прогнозов спроса на товары, анализа потребностей рынка и оценки возможностей логистики обеспечить поставки нужного количества товаров в требуемые сроки.
Служба логистики обеспечивает подразделение маркетинга и продаж информацией о прогнозных и фактических сроках поставки товаров, логистических издержках, имеющихся возможностях по складской обработке и транспортировке товара, помогая формировать стратегию и тактику поведения компании на рынке.
Взаимодействие логистики с производством
Роль логистики в эффективном управлении многократно возрастает в том случае, когда в структуру компании входит производственное подразделение. Здесь на первый план выходит проблема планирования закупок сырья и комплектующих для обеспечения бесперебойного функционирования производства и выполнения производственных планов. Ассортимент и количество товара, а также сроки его выпуска определяются подразделением маркетинга и продаж. В данном случае служба логистики становится связующим звеном между производством и продажами, занимаясь согласованием потребностей и возможностей этих подразделений компании.
На практике такое согласование происходит, как правило, на основе годовых/квартальных/месячных прогнозов продаж (sale forecast), которые служат исходной информацией для годовых/квартальных/месячных производственных планов. Они, в свою очередь, позволяют логистике сформировать оптимальные планы-графики закупок сырья и комплектующих и планы-графики поставок продукции потребителю.
Наличие различных горизонтов планирования (год/квартал/месяц) позволяет адаптировать производственные планы, планы закупок и поставок под изменение спроса на выпускаемую продукцию. Драйверами такой адаптации служат прогноз продаж и план-график поставок продукции по заключенным договорам поставок.
Применение логистических подходов к организации производства за рубежом позволило создать производственные подразделения, функционирующие с минимальными запасами комплектующих, сырья и материалов на складах, а в отдельных случаях и совсем без таковых. Сырье и материалы, необходимые для производственного цикла, находятся непосредственно в производственной зоне, и их восполнение происходит, что называется, «с колес» за счет четко спланированного графика поставок. Естественно, что такой подход позволяет существенно сократить складские издержки и издержки, связанные с хранением запасов сырья и комплектующих.
Взаимодействие логистики со складом
Тесное взаимодействие логистического подразделения и складских служб позволяет более рационально использовать складские площади, людские ресурсы и технические средства для обработки и хранения грузов.
Работа строится на основании своевременной информации о графиках поступления продукции, сырья, материалов и комплектующих, сроках отгрузки готовой продукции потребителям, а также данных о массогабаритных характеристиках, упаковке, маркировке, таре, транспортных средствах и особенностях складирования различных грузов. Большое значение имеет правильное определение оптимальной величины складских запасов — эта задача решается при взаимодействии логистической службы с подразделением маркетинга и продаж.
Взаимодействие логистики с финансовым подразделением
Логистические подходы доказали свою эффективность при формировании операционного бюджета компании. Грамотно составленные и увязанные друг с другом бюджеты продаж, производства и закупок позволят компании оптимизировать объемы и сроки привлечения денежных средств, избежать задержек в оплате товаров и услуг, а значит, и штрафных санкций со стороны поставщиков и обеспечить безусловное выполнение планов поставок товаров потребителям.
Логистический менеджмент
Обобщая опыт логистических подходов к управлению компанией, специалисты в области менеджмента пришли к следующим выводам:
- децентрализация логистики в компании приводит к нарушению целостности материальных, финансовых и информационных потоков, нестабильной работе отдельных подразделений компании и снижению общей результативности бизнес-процесса;
- служба логистики, аккумулируя и обрабатывая большую часть информационных потоков и находясь в постоянном контакте с другими подразделениями компании, способна вносить оперативные коррективы в их деятельность, что положительно сказывается на эффективности работы компании в целом;
- для реализации логистических подходов в компании необходимо создать единую систему обмена информацией и принятия решений, возглавляемую логистическим менеджером, способным претворять эти решения в жизнь.
В качестве примера практической реализации логистического менеджмента в большинстве средних и крупных зарубежных компаний в состав топ-менеджмента обязательно входит директор по производству и/или директор по логистике. В зоне ответственности такого менеджера находятся:
- служба закупок;
- складское подразделение;
- служба отгрузок (поставок);
- транспортное подразделение;
- производство (если такое имеется).
Топ-менеджер, отвечающий за работу логистических служб, курирует все материальные, финансовые и информационные потоки компании, предоставляет руководству компании свои рекомендации по управлению этими потоками, а также принимает самое непосредственное участие в реализации принятых решений в рамках своей компетенции.
Сегодня на основе логистики стараются строить свою деятельность большинство компаний. Внедрение логистического менеджмента и подбор квалифицированных кадров в службу логистики является одним из важнейших условий успешного будущего компании.
Андрей Ломтев, заместитель директора УКЦ
